Аналітична довідка щодо результатів діяльності державного архіву області

Упродовж четвертого кварталу 2016 р. діяльність державного архіву області була спрямована на забезпечення додержання законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи; виконання регіональної програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів Національного архівного фонду в області на 2015 – 2019 рр., виконання планових завдань.

Рішенням обласної ради від 23 грудня 2016 року № 307 затверджено Програму розвитку архівної справи в області на 2017 – 2021 роки з плановим обсягом фінансування 2,65 млн. грн. Заходи Програми включають освоєння додаткового приміщення державному архіву області та облаштування архівосховищ, підвищення рівня пожежної безпеки приміщень архівної установи, поліпшення матеріально-технічної бази зберігання документів Національного архівного фонду, інформатизацію архівної галузі.

Проведено 2 засідання колегії, на яких розглянуто 10 питань, у т. ч. «Про стан виконання плану розвитку архівної справи в області на 2016 рік за підсумками роботи за 9 місяців», «Про стан архівної справи у Великоолександрівському районі», «Про виконання розпорядження голови обласної державної адміністрації від 02 лютого 2015 року № 50 «Про стан діловодства та забезпечення збереженості документів Національного архівного фонду у структурних підрозділах обласної державної адміністрації», «Про стан виконання антикорупційного законодавства, актів і доручень Президента України щодо реалізації державної кадрової політики в державному архіві області», «Про стан виконавської дисципліни у державному архіві області», «Про проект плану-звіту роботи державного архіву області на 2017 рік», «Про стан роботи із зверненнями громадян у державному архіві області за 2016 рік». Проведено 2 засідання науково-методичної ради, 3 засідання експертно-перевірної комісії, у тому числі 1 – виїзне, на базі архівного відділу Каховської міської ради.

21 грудня державним архівом області проведено День відкритих дверей. З роботою архіву ознайомились студенти херсонських навчальних закладів – державного університету та училища культури. Для студентів-істориків була проведена презентація третього тому спеціального довідника «Державний архів Херсонської області. Фонди періоду після 1917 року: анотований реєстр описів», організовано екскурсію в архіві.

Здійснено комплекс заходів, спрямованих на поліпшення фізичного стану документів.

Продовжувалася реставрація документів на паперовій основі. Загалом у державному архіві області відновлено 6702 арк. документів одного з найбільш затребуваних фондів № 137 Церкви Херсонського повіту Херсонської губернії.

Відповідно до регіональної Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ в Херсонській області на 2015-2019 роки здійснювалося перевіряння наявності та фізичного стану справ. За квартал перевірено понад 16,2 тис. справ, результати оформлено відповідними актами.

Перевиконано показник з каталогізації фондів управлінської документації Р-1149 Херсонський міський відділ сільського господарства та особового походження Р-4097 Родина Фальц-Фейнів. Закаталогізовано нові надходження аудіовізуальних документів.

Проводилося описування документів особового походження А.О.Луганської – колишнього завідувача архівного відділу Херсонського облвиконкому та директора державного архіву області (1975-1990 рр.), відмінника народної освіти УРСР, почесного архівіста України, почесного ветерана України.

Виконано завдання з комплектування всіма видами документів НАФ. Державним архівом області організовано приймання на зберігання управлінської документації – 150 од. зб., ліквідованого Закритого акціонерного товариства Виробничо-торгівельна фірма «Волна» за 1994-2016 роки, фонодокументів, що надійшли від журналіста Херсонської обласної державної телерадіокомпанії «Скіфія», переможця конкурсів «Професіонал ефіру» та «Кращий журналіст» Євстаф’євої І.А. – записи репортажів, інтерв’ю, програм підготовлених нею для обласного радіо – 76 одиниць обліку за 2012-2014 роки, відеодокументів – 5 телепередач Херсонської обласної державної телерадіокомпанії «Скіфія» – «ХХ століття. Херсонський хронограф», що містять хроніку подій за 1990-1991 роки – 37 одиниць обліку.

Надана методична і практична допомога 6 установам у розробці нових положень про архів, 6 установам у розробці нових положень про ЕК, 2 установам у розробці нової інструкції з діловодства, 14 установам в удосконаленні номенклатури справ, 18 установам в удосконаленні описів справ та актів про вилучення для знищення. Надано 448 консультацій з питань діловодства і збереження документів установ (удосконалення номенклатур, описів справ, упорядкування документів, організації перевіряння наявності і стану справ в установах тощо).

Проведено комплексні перевіряння стану діловодства та збереженості документів 4 установ: Департамент з питань цивільного захисту та оборонної роботи, Управління з питань внутрішнього аудиту облдержадміністрації, Регіональне відділення Фонду державного майна в Херсонській області, Автономній Республіці Крим та м. Севастополі, Херсонська філія Державного підприємства «Адміністрація морських портів України».

Проведено 1 семінар-практикум на базі державного архіву області з метою впровадження Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року № 1000/5 та Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року № 1886/5 (складання і оформлення підсумкового запису до номенклатури про кількість справ, фактично заведених за поточний рік та паспорта архівного підрозділу).

Завершено упорядкування на договірних засадах документів установ: Апеляційний суд Херсонської області, Департамент охорони здоров’я,  Управління Виконавчої дирекції Фонду соціального страхування від нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань України в області,  Державна фінансова інспекція в області, Управління транспорту, дорожньої інфраструктури та зв’язку; продовжується – документи ЗАГС за 1938-1940 рр. (Головного територіального управління юстиції у Херсонській області), Служба автомобільних доріг у Херсонській області, Головне управління Держгеокадастру у Херсонській області, Департамент економічного розвитку та торгівлі облдержадміністрації.

У IV кварталі організовано документальні виставки, а саме: до Дня захисника України та Дня українського козацтва, Дня звільнення України від нацистської окупації, Дня пам’яті жертв голодоморів.

Підготовлені: 2 телесюжети з виставок до Дня пам’яті жертв голодоморів та до дня відкритих дверей архіву, телеінтерв’ю співробітника відділу.

Кількість виконаних тематичних запитів склала 51, генеалогічних – 10, фактографічних – 58, біографічних – 8, соціально-правових запитів – 51.

До столу довідок звернулось 217 осіб, до читальних залів звернулось вперше 51 користувач, яки відвідали читальні зали 381 раз.

Разом звернулось з різних питань 879 осіб.

Опубліковано збірник наукових доповідей ІІІ архівних читань «Історія в документах». Збірник містить матеріали архівних читань, проведених 20 квітня 2016 року у м. Херсоні державним архівом області до 95-річчя державної архівної служби Херсонської області. Матеріали збірника охоплюють питання, пов’язані із новітніми дослідженнями в галузі джерелознавства, історії архівної справи, регіональної історії.

Підготовлено збірник документів обов’язкових постанов Херсонського окружного виконкому за 1923 – 1930 роки. Розпочато виявлення документів для довідника про адміністративно-територіальний поділ Херсонщини за 1774 – 2000 роки.