Аналітична довідка щодо результатів діяльності державного архіву області

Аналітична довідка щодо результатів діяльності  державного архіву області

 

Упродовж четвертого кварталу 2016 р. діяльність державного архіву області була спрямована на забезпечення додержання законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи; виконання регіональної програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів Національного архівного фонду в області на 2015 – 2019 рр., виконання планових завдань.

Рішенням обласної ради від 23 грудня 2016 року № 307 затверджено Програму розвитку архівної справи в області на 2017 – 2021 роки з плановим обсягом фінансування 2,65 млн. грн. Заходи Програми включають освоєння додаткового приміщення державному архіву області та облаштування архівосховищ, підвищення рівня пожежної безпеки приміщень архівної установи, поліпшення матеріально-технічної бази зберігання документів Національного архівного фонду, інформатизацію архівної галузі.

Проведено 2 засідання колегії, на яких розглянуто 10 питань, у т. ч. «Про стан виконання плану розвитку архівної справи в області на 2016 рік за підсумками роботи за 9 місяців», «Про стан архівної справи у Великоолександрівському районі», «Про виконання розпорядження голови обласної державної адміністрації від 02 лютого 2015 року № 50 «Про стан діловодства та забезпечення збереженості документів Національного архівного фонду у структурних підрозділах обласної державної адміністрації», «Про стан виконання антикорупційного законодавства, актів і доручень Президента України щодо реалізації державної кадрової політики в державному архіві області», «Про стан виконавської дисципліни у державному архіві області», «Про проект плану-звіту роботи державного архіву області на 2017 рік», «Про стан роботи із зверненнями громадян у державному архіві області за 2016 рік». Проведено 2 засідання науково-методичної ради, 3 засідання експертно-перевірної комісії, у тому числі 1 – виїзне, на базі архівного відділу Каховської міської ради.

21 грудня державним архівом області проведено День відкритих дверей. З роботою архіву ознайомились студенти херсонських навчальних закладів – державного університету та училища культури. Для студентів-істориків була проведена презентація третього тому спеціального довідника «Державний архів Херсонської області. Фонди періоду після 1917 року: анотований реєстр описів», організовано екскурсію в архіві.

Здійснено комплекс заходів, спрямованих на поліпшення фізичного стану документів.

Продовжувалася реставрація документів на паперовій основі. Загалом у державному архіві області відновлено 6702 арк. документів одного з найбільш затребуваних фондів № 137 Церкви Херсонського повіту Херсонської губернії.

Відповідно до регіональної Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ в Херсонській області на 2015-2019 роки здійснювалося перевіряння наявності та фізичного стану справ. За квартал перевірено понад 16,2 тис. справ, результати оформлено відповідними актами.

Перевиконано показник з каталогізації фондів управлінської документації Р-1149 Херсонський міський відділ сільського господарства та особового походження Р-4097 Родина Фальц-Фейнів. Закаталогізовано нові надходження аудіовізуальних документів.

Проводилося описування документів особового походження А.О.Луганської – колишнього завідувача архівного відділу Херсонського облвиконкому та директора державного архіву області (1975-1990 рр.), відмінника народної освіти УРСР, почесного архівіста України, почесного ветерана України.

Виконано завдання з комплектування всіма видами документів НАФ. Державним архівом області організовано приймання на зберігання управлінської документації – 150 од. зб., ліквідованого Закритого акціонерного товариства Виробничо-торгівельна фірма «Волна» за 1994-2016 роки, фонодокументів, що надійшли від журналіста Херсонської обласної державної телерадіокомпанії «Скіфія», переможця конкурсів «Професіонал ефіру» та «Кращий журналіст» Євстаф’євої І.А. – записи репортажів, інтерв’ю, програм підготовлених нею для обласного радіо – 76 одиниць обліку за 2012-2014 роки, відеодокументів – 5 телепередач Херсонської обласної державної телерадіокомпанії «Скіфія» – «ХХ століття. Херсонський хронограф», що містять хроніку подій за 1990-1991 роки – 37 одиниць обліку.

Надана методична і практична допомога 6 установам у розробці нових положень про архів, 6 установам у розробці нових положень про ЕК, 2 установам у розробці нової інструкції з діловодства, 14 установам в удосконаленні номенклатури справ, 18 установам в удосконаленні описів справ та актів про вилучення для знищення. Надано 448 консультацій з питань діловодства і збереження документів установ (удосконалення номенклатур, описів справ, упорядкування документів, організації перевіряння наявності і стану справ в установах тощо).

Проведено комплексні перевіряння стану діловодства та збереженості документів 4 установ: Департамент з питань цивільного захисту та оборонної роботи, Управління з питань внутрішнього аудиту облдержадміністрації, Регіональне відділення Фонду державного майна в Херсонській області, Автономній Республіці Крим та м. Севастополі, Херсонська філія Державного підприємства «Адміністрація морських портів України».

Проведено 1 семінар-практикум на базі державного архіву області з метою впровадження Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року № 1000/5 та Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року № 1886/5 (складання і оформлення підсумкового запису до номенклатури про кількість справ, фактично заведених за поточний рік та паспорта архівного підрозділу).

Завершено упорядкування на договірних засадах документів установ: Апеляційний суд Херсонської області, Департамент охорони здоров’я,  Управління Виконавчої дирекції Фонду соціального страхування від нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань України в області,  Державна фінансова інспекція в області, Управління транспорту, дорожньої інфраструктури та зв’язку; продовжується – документи ЗАГС за 1938-1940 рр. (Головного територіального управління юстиції у Херсонській області), Служба автомобільних доріг у Херсонській області, Головне управління Держгеокадастру у Херсонській області, Департамент економічного розвитку та торгівлі облдержадміністрації.

У IV кварталі організовано документальні виставки, а саме: до Дня захисника України та Дня українського козацтва, Дня звільнення України від нацистської окупації, Дня пам’яті жертв голодоморів.

Підготовлені: 2 телесюжети з виставок до Дня пам’яті жертв голодоморів та до дня відкритих дверей архіву, телеінтерв’ю співробітника відділу.

Кількість виконаних тематичних запитів склала 51, генеалогічних – 10, фактографічних – 58, біографічних – 8, соціально-правових запитів – 51.

До столу довідок звернулось 217 осіб, до читальних залів звернулось вперше 51 користувач, яки відвідали читальні зали 381 раз.

Разом звернулось з різних питань 879 осіб.

Опубліковано збірник наукових доповідей ІІІ архівних читань «Історія в документах». Збірник містить матеріали архівних читань, проведених 20 квітня 2016 року у м. Херсоні державним архівом області до 95-річчя державної архівної служби Херсонської області. Матеріали збірника охоплюють питання, пов’язані із новітніми дослідженнями в галузі джерелознавства, історії архівної справи, регіональної історії.

Підготовлено збірник документів обов’язкових постанов Херсонського окружного виконкому за 1923 – 1930 роки. Розпочато виявлення документів для довідника про адміністративно-територіальний поділ Херсонщини за 1774 – 2000 роки.

Корисні посилання